近年來，透過朗讀軟體來使用電腦已經成為可行的，不用經過點譯、音譯等過程，也可以直接交換用電腦編輯的檔案，聲音和點字之間已經可以簡單的變換了。只是，並不是可以變得和視力健康的人一般讀字，在交換資料時要注意的事情繁多也是事實。以下列舉的事情，希望提供資料的教職員或朋友、接收資料的視障學生可以事先理解。還有，透過校內的電腦管理員或專家，在必要時給予援助，就可以有更完善、更圓融的交換了吧。
1.資料的編輯
在把一般印刷體變換成聲音或點字來讀的狀況下，基本上只可以讀取文字資料的部份。底線或粗體字等的修飾、重音記號、特殊文字、圖片、圖表等無法讀取，需要特別注意。
而且，大部分學生是在利用Windows的，如果要利用其他基本的軟體，就需要提供具有互換性的資料。
2.存檔
我們可以想像編輯資料的軟體有各式各樣，但是接收的視障學生不一定擁有那些軟體。所以，將檔案以文件檔形式進行存檔再交給他們就很重要了。如果不知道存檔方法的話，請一定要在把資料交給學生的同時，告訴他們這是用叫做什麼的軟體編輯的。若是在教職員使用著多樣的軟體的大學裡，就要準備可以互換檔案的軟體，做好應變措施。
3.資料的交換
作為具體的資料交換方法，有以下幾種。
(1)電子郵件（E-Mail）
若是用E-Mail來做檔案交換，用夾帶檔案最方便。但是，在視障學生尚未熟悉該功能的使用方法時，也有把內容貼在本文的方式。無論如何，要注意不要使用可能因機種變化而無法顯示的文字。還有，會將郵件本身以HTML形式發送的郵件軟體，需要變更為以文件檔案發送。
(2)隨身碟
在E-Mail用得不是很順手的時候，可以考慮用隨身碟來做資料交換。這個時候，要充分注意格式化的方法。因為視障學生很常利用Windows，教職員必須要顧慮到有人也會利用其他的基本軟體或文字處理專用機。不知道格式化的方式時，向視障學生拿已經過格式化的隨身碟，直接存檔即可。
4.透過網路的資料交換
最近，將與課程相關的資訊等發佈在網路上、或可用PDF形式下載資料的個案越來越多見。可是，使用螢幕報讀機的話，有登入不了或難以登入的情況，必須顧慮著登入的便利度來製作網頁。還有，PDF形式的檔案有時不能轉換成文件檔，請加以注意。
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